パワーポイントの資料を作成するとき、どのような手順で進めていますか？
いきなりパワーポイントで資料を作り始めてしまうと、話が横道に逸れたり、一貫性がなくわかりにくい資料になってしまう可能性があります。
今回は、パワーポイントで資料を作成する前の準備段階に、どのような作業をすればいいのか解説します。
資料を作成するときはパソコンを使う方がほとんどだと思いますが、準備段階ではパソコンと手書きの両方を使い分けて作業することがおすすめです。
パソコン・手書きそれぞれのメリットを活かすことで、効率良く資料を作成することができます。
1. 情報収集（パソコン）
まず、情報収集についてです。
本やインターネットで調べた情報をワードに入力していきます。
このとき、すべての情報を入力するのではなく、必要な情報のみ入力した方が後で情報を整理する作業がラクになります。
「とりあえず全部入力しておこう」としてしまうと、後でもう一度読み直して必要な部分を抜粋する手間が発生してしまいます。
またURLも貼り付けておくと、情報の再確認ができるので便利です。
情報収集はテキスト量が多いので、パソコンの方が効率良く作業できます。
2. 情報の整理（パソコン）
情報収集ができたら、次は内容を整理していきます。
カテゴリーごとに分けたり、必要な情報と不要な情報を分けたりする作業です。
ここでポイントなのは、不要な情報は削除せずグレーの網かけをするか、違うページに移動させることです。
見直したときに、「やっぱりあの内容は入れた方がいいな」と思うことがあるからです。
とりあえず残しておくことで、必要となったときに再度本やサイトを確認する手間がなくなります。
3. 全体構成を考える（手書き）
情報収集と内容の整理が完了したら、全体の構成を考えていきます。
ノートや紙に小さな四角を描き、1つのスライドに見立ててキーワードを書いていきます。
この作業を手書きにする理由は、全体像を把握するためです。
ひと目で多くのスライドを把握できるので、不要な部分や話の流れがわかりにくい部分に気付きやすくなります。
四角は大きすぎると全体像を把握しにくいので、ある程度小さい方がおすすめです。
4. 各スライドのレイアウトを考える（手書き）
次に、各スライドの大まかなレイアウトを手書きで書いていきます。
パワーポイントだと様々な図形があったり装飾ができたりしてしまうので、レイアウトを固めずに作業するとデザインが気になってしまい、思うように作業が進まなくなってしまう可能性があります。
どのような配置にするのか、図解で説明する場合はどの図形を使うのか、など大まかなレイアウトを決めておくと、パワーポイントでの作業がスムーズになります。
この作業を省略してパワーポイントで作業しようとしても、頭の中が整理されていないので余計に時間がかかってしまいます。
事前に上司に確認する必要があるときは、この段階で行うと資料の構成を共有することができ、パワーポイントを一から作り直すということがなくなります。
せっかく資料を作成したのに、一から作り直すのは時間も労力もかかってしまいますよね。
効率良く資料を完成させるためには、共有するタイミングも大切です。
今回は以上となります。
これまでパワーポイントですぐ資料を作り始めていた方は、まず準備をしっかり整えてから作業するとスムーズに作成することができると思います。
ぜひ試してみてください！